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檔案管理辦法

 

  檔案管理辦法

 

為進一步加強檔案管理工作,充分發揮檔案的作用,為各項工作服務,根據國家教育部、國家檔案局及湖南省檔案管理有關規定,特制訂本辦法。

一、領導體制

(一)學院成立檔案工作領導小組,設立檔案室,檔案室歸口黨政辦公室管理。

(二)學院檔案工作領導小組組長由分管黨政辦公室工作的院領導擔任,各部門分管檔案工作的負責人為小組成員。檔案室負責人為黨政辦公室主任。

二、文件、材料的歸檔、編目、移交和接收工作

(一)學院檔案材料按以下十三個類別歸檔:

1、黨群類。主要包括院黨務各部門、工會、團委、紀委以及民主黨派等部門在工作中產生的材料。

2、行政管理類。主要包括院行政各職能部門在開展工作中所產生的文件材料。

3、學生類。主要包括學院在學生管理工作方面形成的文件、材料

4、教學類。主要包括教學管理部門、各教學單位、教輔單位、學生管理部門、繼續教育學院,在開展工作中所產生的文件、材料。

5、儀器設備類。主要包括各種精密、貴重儀器設備全套隨機技術資料、合格證、說明書以及在接收、使用、維修、改進中所產生的記錄和材料。

6、基本建設類。主要包括學院整體規劃發展的圖表,基建項目的征地、申請、報批材料,設計、施工、竣工、驗收圖紙、說明書及有關數據材料。

7、科學研究類。主要包括本院職工承擔的科研課題的申請,批復及其研究進度材料、實驗報告、鑒定、結題材料(含各個階段中形成的不同載體的文字、材料)。

8、產品生產類。主要包括學院在自行研制、試制產品工作中形成的文件、材料,以及在生產過程中所產生的樣品或照片。

9、出版類。主要包括學院編輯出版發行的學報、校報的審稿單、原稿、樣書、印刷件及有關出版發行其他材料。

10、外事類。主要包括學院有關人員出席國際學術會議,出國考究、講學、進修、合作研究,學院聘請的外教的簡歷、合同以及外教在教學、科研或其他有關活動中形成的材料。

11、財會類。主要包括學院財務部門、睿通公司在開展工作中所產生的文件以及會計帳簿、會計報表、會計憑證等材料。 

12、聲像類。包括學院在開展各項工作中所產生的照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、影碟、影片等。

13、實物類。主要包括學院各種活動中產生的錦旗、證書、獎牌、獎杯、公章等載體材料。             

(二)教職員工個人在其從事社會活動中所形成的各載體形式的文件、材料,應該按照規定,向本部門或學院檔案室移交。                             

(三)文件材料歸檔的時間要求。當年形成的文件材料均在次年開始整理。其中黨群、行政類、學生類、外事類、財會類、聲像類、出版類在次年5月底以前歸檔完畢。教學類、儀器設備類在次年10月底前歸檔完畢。科研、基建、產品生產類在項目完成后3個月內歸檔完畢。

(四)根據上級要求,推行部門歸檔制度,即各部門產生的文件材料,由各部門根據檔案室要求進行整理、編目、歸檔,并向學院檔案室移交檔案和歸檔目錄。

三、檔案的管理

(一)學院檔案是國家檔案的組成部分,是學院的重要財產,任何部門和個人不得長期私自保存或據為己有,違者追究責任。

(二)學校檔案由檔案室集中保管,各部門已歸檔的檔案應按時向檔案室移交。

 (三)對超過保管期限的檔案,按規定程序報批后,予以銷毀。未經批準,任何人不得銷毀檔案。

(四)從事專(兼)職的檔案工作人員,如因工作變動,離開檔案工作崗位時,務必做好檔案的移交工作,移交檔案必須有監交人。

四、檔案的開發和利用

學院檔案室在遵守工作規則的前提下,向全院提供檔案服務。

(一)查閱檔案應在檔案室進行,特殊情況需將檔案借出檔案室,須經黨政辦主任同意,并嚴格履行登記手續。

(二)利用檔案時,必須注意愛護檔案,嚴禁任何人涂改、損壞檔案。

(三)非本單位人員利用檔案,必須出具工作證明或單位介紹信,并經黨政辦主任同意后,方可查閱檔案。

五、本辦法由檔案室負責解釋,自下發之日起執行,凡學院有關檔案工作的規定與本辦法相抵觸的,以本辦法為準。

          

 

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