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規章制度

會務管理制度

會務管理制度

 

主辦單位應在會前做好調研和溝通,確保會議質量。將會議的主要任務、議題、時間、地點、參會人員、主持人、議程等確定,并按程序報批后做好會議通知、會議文稿、會場安排和布置、新聞報道、照相攝像等各項會務準備工作;大型會議應起草會議籌備工作方案,成立會務工作組織機構并明確其工作任務,做好會務必須的準備工作。

一、會議議題、議程

(一)提請院黨委會、院長辦公會研究的事項,應是重大問題或重要事項。

(二)提交上會的議題及文稿,涉及院內兩個以上部門和單位工作的,應事先取得一致意見,意見不一致時應在會上作出說明,確保會議質量和效率。

(三)上會討論的議題及文稿應言簡意賅,大體分基本情況或問題背景、工作意見(措施、辦法)、提請會議審定或審議的問題,原則上控制在1000字以內;

會上發言應簡明扼要,重點突出,觀點分明,條理清晰,每項議題的匯報時間原則上控制在10分鐘以內。

(四)出席會議人員因故不能到會,應事前向會議主持人請假;列席會議人員因故不能到會,應事前向主辦部門主要負責人請假。

(五)會議事項一經決定,個人和單位必須服從并堅決貫徹執行,執行中需要改變原決定的,必須提請下次會議審議。

(六)對會議涉及保密事項的,不得泄密。失密或造成不良后果的,按有關規定給予處理。院黨委會、院長辦公會討論研究的內容和過程不得外傳,有關決議未正式出臺前不得向外擴散,涉及干部任免和處分事項要嚴格保密,未經黨委主要領導或分管領導同意不得查閱相關會議記錄。

二、 會務管理

會議承辦部門或單位負責填報會議申請單,作好會議的各項準備工作、擬發會議通知和會議議題,負責會議記錄、編發會議紀要和整理歸檔,負責會議服務,負責督促、落實會議決定事項。黨政辦公室負責有關會議的協調。

(一)會議籌備。大型會議應起草會議籌備工作方案,擬訂工作任務和機構設置。機構設置一般包括:秘書組(包括文稿起草、簡報編寫、資料準備、會議聯絡等)、宣傳組、后勤組(包括會務、食宿、交通、衛生等)、保衛組等,確定各小組負責人,明確職責和分工。

(二)會務安排。所有會議采用周安排制度。在本周五安排好下一周的會議工作并在學院網站上公示。所有會議必須在周五前填寫好《湖南機電職業技術學院會議室使用申報表》交黨政辦公室統一協調和安排。

(三)會議通知。會議召開日期確定后,應盡快擬發會議通知。黨委會、院長辦公會、民主生活會、中心組學習、匯報會、中層干部會議、全院性綜合會議等由黨政辦公室通知,其他會議由相關組織部門通知。會議通知的主要內容包括:會議時間、地點、參會人員、有關注意事項等,大型或重要會議應明確會議報到時間、地點、會議分組、會議日程安排、參會人員食宿安排等內容。

(四)會場布置。會場布置要突出莊重熱烈、樸實嚴肅。如有特殊需要進行強化布置的,應提前與黨政辦公室進行協商并落實經費來源。

(四)按照精簡會議,提高效率,節約經費,注重實效的原則,嚴格會務管理。

三、會議時間

除全院性會議以外,其他會議一般安排在每周星期一的上午或星期二下午。該兩個時間段所有院領導、中層正職不得安排上課任務,中層副職原則上不安排上課任務。

 

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